Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie gemäß DSGVO über ihn gespeichert haben, diese Daten evtl. gelöscht / anonymisiert haben oder Sie suchen gezielt nach inaktiven Kunden, um diese Daten zu löschen/zu anonymisieren. Ein Kunde hat Ihnen seine Einwilligung zur Speicherung seiner Daten übermittelt, Sie möchten diese Einwilligung nun hinterlegen. Sie suchen nach inaktiven Kunden.

Sie finden unter Organisieren → Kunden nun im Bereich der Kundensuche drei neue Optionen:

Klicken Sie auf "Informationsblatt nach DSGVO" erhalten Sie für den Kunden aus der Liste, der sich aktuell im Fokus befindet oder markiert ist, folgende Übersicht:

Diese Übersicht können Sie ausdrucken oder per Mail an den Kunden senden.

Besteht der Kunde auf eine Löschung nach DSGVO, können Sie dies mit Klick auf den entsprechenden Button veranlassen, das System bringt dann folgende Sicherheitsabfrage:

Wird diese Abfrage mit JA bestätigt, erscheint diese Erfolgsmeldung:

Bitte beachten Sie, dass eine komplette Löschung eines Kundendatensatzes nur möglich ist, wenn für den Kunden keine Referenzdaten im System existieren, also keine Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, ... etc.

Der Kundendatensatz wird automatisch auch als archiviert gekennzeichnet und sieht nach Anonymisierung so aus:

Die Daten des Kunden bleiben auf den aufbewahrungsrelevanten Dokumenten, die noch nicht älter als 10 Jahre sind, natürlich erhalten, in der Rechnungsvorschau können Sie beispielsweise die komplette Adresse nach wie vor einsehen.

Gibt es zu dem zu löschenden Datensatz tatsächlich noch keinerlei Referenzen im flow, kann der Kunde gelöscht werden, in dem Fall erhalten Sie folgende Meldung:

Möchten Sie sich eine Übersicht über inaktive Kunden verschaffen, steht Ihnen nun die gleichnamige Schaltfläche zur Verfügung. Sie können zunächst eingeben, wie viele Monate zurück die Aktivität ermittelt werden soll:

Ermittelt werden im Beispiel alle Kunden, für die seit 10 Jahren keine Aktivtäten mehr erfolgt sind, also keine Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Kassenbons, Tätigkeiten... Sie erhalten eine entsprechende Trefferliste:

Sie können direkt einzelne oder auch mehrere Datensätze markieren und "Löschen/Anonymisieren" wählen, darüber hinaus sehen Sie, wann der Datensatz angelegt wurde und wann die letzte Aktivität dazu erfolgt ist.

Gibt der Kunde Ihnen eine Einwilligungserklärung, so können Sie dies im Bereich der Merkmale direkt eintragen:

Das Datum wird automatisch dazu geschrieben und mit gespeichert.

Den Status der Datenschutz-Grundverordnung des Kunden bekommen Sie bei der Auftragsanlage ...

… und auch nach Eingabe des Kunden an der Kasse angezeigt.

Zusätzlich können Sie diese Einstellung auch als Suchkriterium verwenden:

Wenn Sie die Einwilligungserklärung Ihrer Kunden schriftlich angefragt haben, können Sie diese (und auch weitere ggf. externe Dokumente des Kunden) direkt hinter dem Datensatz des Kunden speichern. Dazu gibt es den neuen Bereich "Dokumente":

Hinterlegen Sie hier beispielsweise die erhaltene Einwilligungserklärung via "Hochladen". Sie können diese jederzeit wieder per Öffnen einsehen: