Sie möchten aus der DATEV Zahlungseingänge importieren oder eine Datei Ihrer Bank einlesen, um den Rechnungsausgleich in euro-Sales Flow (teil-)automatisiert zu buchen.

Sie benötigen eine Datei aus der DATEV mit den Zahlungsinformationen (csv-Format) oder eine Datei Ihrer Bank, das Sie im Camt052-Format exportieren. Diese Datei bitte auf Ihrem PC, einem Datenträger, Netzwerk-Ordner etc. abspeichern.

Bitte beachten Sie, dass jede Datei eine eindeutige (neue) Bezeichnung benötigt, da euro-Sales Flow prüft, ob eine Datei bereits eingelesen wurde. Falls Sie Ihre Daten stets mit identischer Bezeichnung aus der DATEV erhalten, speichern Sie diese bitte mit einer Ergänzung in der Bezeichnung (z. B. _[Datum]) ab.

Bitte öffnen Sie in euro-Sales Flow den Workflow Verkaufen / Liefern und Fakturieren / Belege verwalten. Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Button autom. Auszifferung.

Falls Sie die Datei bereits zu einem vorherigen Zeitpunkt eingelesen, aber noch nicht (komplett) verarbeitet haben, wählen Sie bitte "unverbuchte Datei aus Datenbank laden".

Um eine neue Datei in euro-Sales Flow zu importieren, klicken Sie nun bitte auf Datei einlesen. Bitte wählen Sie dabei das gewünschte Format Ihrer Datei:

Dateien aus der DATEV sind i.d.R. csv-Dateien, eine Datei von Ihrer Bank exportieren Sie bitte im Camt052-Format.

Dieser Vorgang kann, je nach Dateigröße und Rechnerleistung, 1 - 3 Minuten dauern.

Wenn Ihre Datei aus der DATEV zusätzlich zu den Zahlungsdaten, die sich auf Rechnungsnummern aus euro-Sales Flow beziehen, weitere Datensätze enthalten, werden diese ebenfalls angezeigt., sind aber nicht buchbar.

Sie können, um Ihre Daten strukturiert und schnell zu buchen, die Filter anwenden. Ein sinnvoller Weg ist z. B. die Eingrenzung Buchbar = ja. Sie können zusätzlich einen weiteren Filter setzen, um die Daten danach zu trennen, ob eine Differenz zwischen dem Zahlbetrag und der offenen Forderung (dem Saldo der Rechnung) vorliegt.

**Bitte beachten**Wenn eine Differenz zwischen Rechnungs-Saldo und Zahlung vorliegt, unterscheiden wir 2 Fälle:1. "Unterzahlung" - Restforderung bleibt bestehen: Ihr Kunde hat einen Betrag überwiesen, der GERINGER ist als die Forderung. Sie können die Zahlung buchen, die Restforderung bleibt im System und dieser Betrag kann gemahnt werden. Wenn Sie die Restforderung nicht mahnen möchten, können Sie die Rechnung anschließend manuell auf ausgeglichen setzen. 2. Überzahlung - nicht automatisiert buchbar: Der Betrag, den der Kunde überwiesen hat, übersteigt die Forderung aus der Rechnung(snummer). Wenn Sie den Betrag als Kundenguthaben im System vorhalten und mit einem Folgeauftrag oder an der Kasse verrechnen möchten, können Sie diese Zahlung manuell erfassen.

Sie können nun wahlweise die Datensätze einzeln verbuchen, oder alle markieren und die gesamte Auswahl buchen. Bitte drücken Sie dazu den Button Zahlungen verbuchen in der Menüleiste oben.

Wenn die Zahlungen erfolgreich verbucht wurden, können Sie dies anhand des Häkchens in der Spalte Verbucht erkennen. Eine doppelte Verbuchung ist nicht möglich.

Anschließend können Sie die übrigen buchbaren Datensätze ermitteln, indem Sie den Filter Diff. Forderung - Rechnung entfernen oder den Operator von = auf ungleich stellen:

Bitte entscheiden Sie, ob sie die Forderung buchen und den offenen Betrag als Restforderung erhalten, oder ob Sie anschließend bzw. anstelle des Einlesens diese Zahlung manuell erfassen und die Forderung auf "Ausgeglichen" setzen möchten.

Zum Schluss sollten Sie ermitteln, ob es weitere Zahlungen gibt, die vom System erkannt wurden (über die Referenz zu bestehenden Rechnungsnummern) - diese Liste können sie anhand der Fehlertexte sortieren. Selbstverständlich können Sie auch nach diesen Fehlertexten filtern, wenn Ihre Liste sehr lang ist. Unter dem Screenshot sehen Sie die Optionen.

Die Rechnung ist in euro-Sales Flow bereits als bezahlt markiert. Bitte prüfen Sie, ob Handlungsbedarf besteht. Evtl. wurde die Rechnung manuell auf bezahlt gesetzt - in dem Fall können Sie den Datensatz über die Menüleiste oben "Auf erledigt setzen". Wenn Sie mehrere Datensätze gleichzeitig auf erledigt setzen möchten, markieren Sie diese bitte zuvor.

Der Datensatz enthält KEINEN Bezug zu einer euro-Sales Flow - Rechnungsnummer. Bitte prüfen Sie bei Bedarf, ob es sich um eine Buchung handelt, die in keinem Zusammenhang mit Ihren euro-Sales Flow Rechnungen steht (z. B.: Zahlungseingang für eine Rechnung aus einem anderen System). Auch diese Datensätze können Sie über die Menüleiste oben "Auf erledigt setzen". Wenn Sie mehrere Datensätze gleichzeitig auf erledigt setzen möchten, markieren Sie diese bitte zuvor.

Bitte prüfen Sie, warum der Betrag nicht gebucht werden kann und buchen Sie den Vorgang bei Bedarf manuell in euro-Sales Flow. Handelt es sich z. B. um einen negativen Betrag (Rückbuchung einer Lastschrift, Erstattung / Gutschrift über ihr Bankkonto, etc. Sie können in diesem Fall manuell die Zahlung in euro-Sales stornieren.

Ihr Kunde hat einen höheren Betrag überwiesen, als erforderlich. Sie können diesen Betrag als manuelle Zahlung erfassen. Wenn Sie ein Kundenguthaben (in Höhe der Überzahlung) erzeugen möchten, buchen Sie die Zahlung bitte als "nicht ausgeglichen", so wie im Bild unterhalb.

Screenshot manuelle Zahlung: Wenn der Zahlbetrag NICHT mit der Forderung übereinstimmt, können Sie den Differenzbetrag im System verwalten, indem Sie KEIN Häkchen bei Ausgeglichen setzen. Ist die Zahlung größer als die Forderung, so steht ein Kundenguthaben zur Verfügung, das im nächsten Auftrag und an der Kasse verrechnet werden kann. Ist der Zahlbetrag geringer als die Forderung, so bleibt der Differenzbetrag für Mahnungen erhalten.

## BesonderheitenSie können im Belegmanagement erkennen, dass eine Zahlung über diesen Weg erfasst wurde, indem Sie die Rechnung im Belegmanagement aufrufen, per Doppelklick öffnen und die Zahlungen zu der Rechnung aufrufen (Menüleiste links). Dort steht als Buchungstext: Auszifferungsdatei.

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