Sie haben mehr als eine Filiale und möchten Ware zwischen den Filialen tauschen, Einkäufe optimieren und sämtliche Bestände aller Filialen im Blick haben.

Bevor Sie die Filialanbindung nutzen können, sind einige Konfigurationen erforderlich, durch die Sie im Folgenden Schritt für Schritt geführt werden.

Legen Sie sämtliche Filialen unter System → Referenzdaten → Stammdaten → Filialen mit den erforderlichen Daten an; über den Button "Neu" können Sie neue Filialen anlegen. Wenn die Stammdaten aller Filialen gespeichert sind, können Sie im nächsten Schritt für jede Filiale die spezifischen Einträge für die Filialanbindung vornehmen.

Legen Sie die Bestandsfilialen unter System → Referenzdaten → Filialen → Filialgruppen an. Es kann mehr als eine Bestandsfiliale geben, diese dient der Zuordnung verschiedener Filialen zu einer Gruppe. Meist macht es Sinn, nur eine Filialgruppe anzulegen, zu der sämtliche Filialen gehören; d.h. die Bestände sämtlicher Filialen sind auf einen Blick erkennbar.

Diese Bestandsfiliale hinterlegen Sie dann in der/den jeweiligen Filialen auf der Registerkarte "Filialmanagement".

Damit der Warentausch und die Warenbeschaffung reibungslos funktionieren, benötigen wir jede Filiale einmal als Kunde (→ Anlegen → Kunden) und einmal als Lieferanten (Anlegen → Lieferanten). Die Neuanlage dieser Datensätze erfolgt genau so wie die jedes anderen Kunden / Lieferanten, wobei es sinnvoll ist, diese Datensätze im Namensfeld eindeutig zu kennzeichnen. Beim Lieferanten geben Sie bitte außerdem den Verlag/Herstellertyp "Filiale" an:

Der Standardbestellweg dieses Lieferanten muss unter Merkmalen auf "Filialbestellung" eingestellt sein:

Diese Datensätze hinterlegen Sie dann an der entsprechenden Filiale ebenfalls im Bereich "Filialmanagement".

**Bitte beachten**Bei der Filiale 1 wird hinterlegt, unter welcher Kunden- und Lieferantennummer die gleiche Filiale 1 im System erfasst ist! Jede Filiale erhält also einen Eintrag der **eigenen** Kunden- und Lieferantennummer!

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, hier die Checkbox "Zentrale Belieferung zur Disposition vorbelegen" zu setzen. Wenn Sie eine Zentrale haben, die die Bestellungen durchführen und die Ware erhalten soll, setzen Sie dieses Kennzeichen. Diese Zentrale wird die Ware von Lieferanten für alle Filialen vereinnahmen und danach an die Filialen weiterleiten.

Wenn jede Filiale in der Regel selbst direkt Ware erhalten soll und Sie nur in bestimmten Fällen Ware tauschen oder eine Sammelbestellung auslösen möchten, setzen Sie diese Option nicht.

Dieser Vorgang - Definition der Bestandsfilialen und Anlage der jeweiligen Filiale als Kunde und Lieferant - muss für jede Filiale einzeln durchgeführt werden!

Wir sind immer noch im Datensatz Filiale (System → Referenzdaten → Stammdaten → Filialen); hier wird auf der Registerkarte "Bestellfilialen" nun angegeben, bei welchen Filialen im Verbund die aktuelle Filiale Artikel bestellen kann. Diese werden dann jeweils als Bestellziele angeboten. Über den Button "Neu" in der Listentoolbar können die vorhandenen Filialen zugeordnet werden.

Es macht natürlich keinen Sinn, jeweils die eigene Filiale aufzuführen, sondern logischerweise nur die Filialen, mit denen Ware getauscht / bei denen Ware bestellt werden soll.

Lesen Sie bei Verteilerschlüssel weiter, wenn Sie damit arbeiten möchten.

In der Benutzerverwaltung können Sie unter System → Administration → Benutzerverwaltung die entsprechenden Benutzer anlegen, die die jeweiligen Filialen bearbeiten sollen/dürfen. Weitere Filialen können auch vorhandenen Benutzern nachträglich hinzugefügt werden; unter "Zuordnung Filialen" des jeweiligen Benutzers können die Filialen, auf die der Anwender Zugriff haben soll, entsprechend hinterlegt werden. Diese Filialen stehen dem Anwender dann auch im Login-Fenster zur Auswahl und werden außerdem bei der Disposition angeboten.

In einer Benutzergruppe, die wir unter System → Administration → Benutzergruppen erreichen, können wir - falls die Filialanwender keine Administratoren sein sollen - eine Benutzergruppe anlegen, für die unter Organisieren → Bestellungen → Filialübergreifend eine entsprechende Berechtigung zu eben dieser filialübergreifenden Bestellung eingerichtet ist.

Für jede vorhandene Filiale müssen jeweils die Zugangsdaten zu den gewünschten Titelstämmen eingerichtet werden. Diese Einrichtung erreichen wir unter System → Administration → Systemweite Einstellungen.

Für jede Filiale müssen Belegnummernkreise für Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften eingerichtet werden, diese Einstellung nehmen wir vor unter System → Referenzdaten → Stammdaten → Belegnummern. Die unter "Filialweite Belegnummern" verwendeten Nummernkreise müssen so gewählt werden, dass sie sich nicht mit den Nummernkreisen anderer Filialen in diesem Bereich überschneiden!

Je Filiale müssen separate Kommunikationsjobs angelegt werden, diese rufen wir unter System → Referenzdaten → Kommunikationsjobs auf.

Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.