Ihr Kunde möchte die von Ihnen an ihn gestellte Rechnung im Format "XRechnung" erhalten.

Elektronische Rechnungen werden von euro-Sales im Format X-Rechnung (als xml-Datei) ausgegeben.

**Aktuell können nur Rechnungen im Format X-Rechnung erstellt werden.** **Gutschriften / Rechnungskorrekturen** stehen noch **nicht** in diesem Format zur Verfügung. Deshalb ist die sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Rechnung, die Sie als X-Rechnung erstellen möchten, **vor dem Erzeugen des Belegs** dringend empfehlenswert!\n\n**Tipp:** Nutzen Sie die Rechnungsvorschau im Auftrag

Sie können am Kunden definieren, dass dieser die Rechnungen als XRechnung benötigt. Zukünftig erstellte Rechnungen verweisen dann auf dieses Format, so dass Sie im Belegmanagement danach filtern und hier den Export vornehmen können.

Der Export generiert XRechnungs-Dateien (.xml), die Sie dann manuell an den Kunden weiterreichen -> je nach Rechnungsempfänger als Upload auf einer Rechnungseingangs-Plattform wie https://xrechnung-bdr.de/ oder https://xrechnung.bund.de/ oder mittels Versand an eine eMail-Adresse der empfangenden Organe.

Auch zu älteren Rechnungen, die nicht mit dem Verweis auf das XRechnungs-Format erstellt wurden, kann ein Export als XRechnung.xml erfolgen.

Klären Sie mit Ihrem Kunden, welche Daten er in der XRechnung benötigt (siehe unten); in jedem Fall ist es mindestens die Leitweg-ID. Ebenso sollten Sie klären, wie Sie die Rechnung einreichen können (wird eine Plattform verwendet und welche? Sie benötigen dazu ein Login).

Aktuell werden die X-Rechnungen, die Sie über euro-Sales erstellen, ausschließlich als Datei auf Ihrem PC bereitgestellt. Je nachdem, wie Ihre Kunden die Dateien empfangen möchten, müssen Sie diese:\n\n- über einen Browser auf der gewünschten Plattform des Kunden hochladen\- über Ihr E-Mail-Programm an den Kunden senden\n\nKünftig wird es Möglichkeiten der Automatisation geben. Bis dahin muss die X-Rechnung manuell auf den Weg gebracht werden.

Definieren Sie für einen Kunden unter Merkmale, dass er die Rechnungen im Format XRechnung erhalten soll (A).

Geben Sie benötigte Randdaten ein:

Unbedingt benötigt wird die (1) Leitweg-ID / XRechnung Käufer-Kennung, diese bekommen Sie von Ihrem Kunden benannt. Ggf. erhalten Sie auch Ihre Kreditorennummern mitgeteilt (2), wenn diese auf den XRechnungen ausgewiesen werden soll.

Sollte Ihr Kunde keine Leitweg-ID / Käuferkennung haben ("private Firmen" benötigen diese nicht unbedingt), stellen Sie bitte sicher, dass das Feld in den Kundendaten dennoch befüllt ist!\n\nTIPP: Nutzen Sie die euro-Sales Kundenummer - das ist nachvollziehbar, diese Nummer ist eindeutig und so können Sie die Daten mit minimalem Aufwand einheitlich pflegen. Sie sehen die Kundennummer links unter Aktueller Workflow, wenn Sie den Kundendatensatz geöffnet haben:\n\n 

Manchmal erhalten Sie vielleicht eine kundenbezogene / sich wiederholende Projektkennung. Diese kann im Kunden vorbelegt werden und gilt dann als Default-Wert für einen neuen Auftrag; im Auftrag selbst kann dieser Wert nochmals abgeändert / eingegeben werden.

==BITTE BEACHTEN !==\n==Verfügt der Kunde über eine oder mehrere abweichende Rechnungsadresse(n), muss auch jeweils in der abweichenden Rechnungsadresse (im Workflow links unter Adressen sichtbar) in deren Basisdaten unter Sonstiges die Leitweg-ID / XRechnung Käufer-Kennung eingetragen sein !==

Wenn Sie einen neuen Auftrag entgegennehmen, bekommen Sie von Ihrem Kunden Angaben benannt, die er auf der Rechnung sehen möchte.

Bisher erscheinen folgende Angaben in der XRechnung:

(1) Leitweg-ID und (2) Kreditorennummer aus dem Kunden-SDE sowie (3) Projektnummer und (4) Ihr Zeichen aus dem Auftrag sowie (5) die Zusatzinfo aus den einzelnen Auftragspositionen.

Im Auftrag kann ab ServicePack 446 jetzt auch das Lieferdatum erfasst werden, welches dann im X-Rechnungsexport enthalten ist.

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Im Belegmanagement können Sie nun über den Filter gezielt nach Rechnungen suchen, die als XRechnung exportiert werden sollen, ebenso, ob Sie diesen Vorgang bereits durchgeführt haben:

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Für den Export wählen Sie eine (Cursor) oder mehrere (Markierung) Rechnung(en) aus und klicken Sie auf Export XRechnung. Im Anschluß wählen Sie einen Pfad und klicken Sie auf "Fertigstellen".

Die von Ihnen gewählten Rechnungen wurden in den benannten Dateiorder mit dem Dateinamen XRechnung_R*.xml abgelegt.

War für diese Rechnungen das Beleg Export-Format 'XRechnung' vorgesehen, so gelten diese Rechnungen im flow nun als exportiert und auch als gedruckt (ein physikalischer Ausdruck der Rechnung wird nun als Rechnungskopie ausgewiesen).

**TIPPS*** Erstellen Sie sich im benannten Ordner einen Unterorder **XRechnung_Eingereicht** und verschieben Sie die Rechnungen dorthin, die sie im Anschluß an den Export via Portal oder eMail eingereicht haben, so behalten Sie die Übersicht.\ * Den Pfad, den Sie beim Export angeben, können sie vorbelegen unter **System** / **Administration** / **Systemweite Einstellungen** / **Lieferschein/Rechnung** / **Verzeichnis XRechnung**

z.B. Kostenstelle und Bestellereferenz.

Diese könenn im Auftrag je Position ergänzt werden:

Dazu muss in der Position unter Verkaufsdaten im Feld Zusatzinfo folgendes eingetragen werden:

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Im folgenden eine Visualisierung, wo Sie welche Daten der flow-Rechnung in der XML-Datei wiederfinden:

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**WICHTIG****Neben Daten der eigentlichen Rechnung werden Ihre Filial-Daten aus dem Stammdateneditor Filialen verwendet, insbesondere Adress-, eMail-, Telefon-Daten, die UstID sowie Ihre Kontoverbindung!****Bitte prüfen Sie die Angaben im XML vor der Versendung einer ersten XRechnung!**Prüfen Sie ggf. auch nochmals die Definition Ihrer Zahlungsbedingungen (unter **System** / **Referendaten** / **Auftrag**), auch diese werden inkl. der definierten Zahlziel-Etappen in das XML exportiert.\n\n\n**Angabe eines Ansprechpartners - optional zusätzlich zu Ihrer Firmierung**\nSofern in den Benutzerdaten des User-Logins, mit dem die Rechnung erstellt wurde (—> der Beleg für den Auftrag erzeugt wurde), ein Nachname hinterlegt ist, wird dieser zusätzlich zu Ihrer Firmierung übermittelt. Wenn im User-Login kein Nachname hinterlegt ist, wird Ihre Firmierung aus den Filialdaten nicht nur im Feld "RegistrationName", sondern auch als "Name" übermittelt. \n\n\n 

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## BesonderheitenDie Anforderungen an eine XRechnung können je nach Rechnungsempfänger variieren: Inhalte und Art der Einreichung. Am besten Sie sprechen Ihren Kunden, der XRechnung einfordert, gezielt an und **vereinbaren eine erste, kleine Bestellung**, zu der Sie eine XRechnung stellen, um die Abläufe dieses Kunden zu **testen** und zu sehen, ob die gestellte XRechnung angenommen wird, **bevor** Sie größere Aufträge fakturieren.**Prüfen Sie zuvor auch die referenzierten Daten Ihrer Filiale (siehe oben)!**

Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.