e-Rechnungen
Ist dies Ihre Situation?
Sie sind Kunde in Österreich und möchten Ihre Rechnungen elektronisch verwalten.
Vorbereitungen und Voraussetzungen
Ab 01.01.2014 sind alle Vertragspartner des Bundes in Österreich im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen.
In euro-Sales Flow können elektronische Rechnungen im XML-Format ebInterface Version 4.1 erzeugt werden. Diese Dateien können mit der vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestellten Funktion: „Hochladen von e-Rechnungen" eingebracht werden. Die Rechnung wird nach der Übertragung einer technischen Prüfung unterzogen. Im Erfolgsfall erhalten Sie einen e-Rechnungsnachweis im Format PDF per E-Mail zugesendet. Im Fehlerfall werden Sie in einer E-Mail über die Ursachen informiert. Die Rechnung gilt in diesem Fall als nicht angenommen.
Die Voraussetzung für die Übermittlung von e-Rechnungen ist die einmalige kostenlose Registrierung am Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at). Nach der Anmeldung am USP steht in der Anwendung „eRechnung an den Bund" ein Upload-Bereich zur Verfügung, in dem e-Rechnungs-Dokumente hochgeladen werden können Über den Direkt-Aufruf der Seite www.erb.gv.at können keine e-Rechnungen eingebracht werden. Ein testweiser Upload von e-Rechnung zur Prüfung der formalen Richtigkeit ist jedoch möglich.
So funktioniert's
Für die Erstellung der e-Rechnung werden Ihre eigenen Firmendaten herangezogen. Tragen Sie hier Ihre Bankdaten, die ER>B-Liefnr, die Umsatzsteuer-ID sowie Ihre Adressdaten ein. Rufen Sie dazu den Menübefehl System/Referenzdaten/Stammdaten/Filialen auf und selektieren Sie Ihre Filiale mit Doppelklick. Im Workflow Filialen geben Sie Ihre Bankdaten und die Ihnen von der Bundesverwaltung zugeordnete Lieferantennummer (ER>B LiefNr) ein.
Ihre USt-Ident-Nr wird unter den Filialinformationen eingetragen.
Über den Menübefehl System/Administration/Systemweite Einstellungen wird im Workflow Rechnungsexport festgelegt, in welchen Pfad die exportierten e-Rechnungen gespeichert werden sollen. Dieser Pfad wird beim Export vorgeblendet, kann aber auch überschrieben werden.
Kunden organisieren
In den Kundenstammdaten stellen Sie ein, ob e-Rechnungen für den Kunden exportiert werden sollen. Wählen Sie dazu im Feld Rechnungsexport „ebinterface (ER>B)" aus.
Die Einstellung wird bei Neuanlage eines Auftrags übernommen. Im Auftrag selbst wird der Rechnungsexport nicht angezeigt.
Aufträge / Abonnements
In Aufträgen und Abonnements für e-Rechnungskunden geben Sie die Auftragsreferenz der Kundenbestellung unter Ihr Zeichen ein. Die Auftragsreferenz wird Ihnen von der beauftragenden Bundesdienststelle bekanntgegeben. Es kann sich dabei auch um eine Einkäufergruppe (dreistelliger Wert) handeln.
Ist das Feld Ihr Zeichen für einen e-Rechnungskunden leer, erhalten Sie beim Speichern des Auftrages/Abonnements einen entsprechenden Hinweis.
Belege verwalten
Alle Rechnungen, die für e-Rechnungskunden erstellt worden sind, können unter Belege verwalten über den Suchbegriff Beleg Export-Format selektiert werden.
Mit der Suche Beleg exportiert „ja/nein" kann weiter eingeschränkt werden, ob die Rechnungen bereits exportiert worden sind oder nicht.
e-Rechnungen exportieren
Markieren Sie die zu exportierenden Belege und klicken Sie auf die Schaltfläche ER>B exportieren.
Im anschließend eingeblendeten Fenster kann der Exportpfad überschrieben werden.
Mit Fertig stellen werden die e-Rechnungsdateien erstellt. Im Dateinamen ist die Rechnungsnummer enthalten
Der Export kann jederzeit wiederholt werden.
Die so erzeugten XML-Dateien laden Sie im USP (www.usp.gv.at) hoch. Wurde die Rechnung als korrekt angenommen, bekommen Sie einen e-Rechnungsnachweis im Format PDF per E-Mail zugesendet. Im Fehlerfall werden Sie in einer E-Mail über die Ursachen informiert. Fehlen notwendige Daten für den Export erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Bei fehlenden Filialdaten, wie in diesem Beispiel, können diese nachgetragen und der Export erneut durchgeführt werden. Die e-Rechnungen werden wie normale Rechnungen behandelt. Im Ausdruck und in der Vorschau erkennt man eine e-Rechnung an der Anzeige der ER>B LiefNr in Unser Zeichen und der Auftragsreferenz-Nr. in Ihr Zeichen. Wurde im Auftrag in Unser Zeichen manuell etwas eingetragen wird es hinter die ER>B Liefnr gedruckt.
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Geht nicht?
Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.